Come ottenere il massimo dal tuo evento con un coffee break

Un aspetto che viene spesso trascurato negli eventi aziendali è quello della pausa. Il momento in cui staccare e ricaricare le batterie, che possiamo chiamare coffee break.

Cos’è il coffee break e perché è importante per un evento aziendale?

Avrai già avuto modo di verificare quanto meeting e convention possono essere lunghi e durare anche svariate ore. Per i tuoi ospiti, ciò si può tradurre in stanchezza e affaticamento mentale, condizioni non favorevoli per ottenere un buon risultato dal tuo evento.

Una persona stanca non è propensa a vivere serenamente ciò che le viene proposto. Pensiamo al nostro evento e al messaggio che stiamo cercando di veicolare. Dopo lunghe ore di talk, rischiamo che ogni intervento risulti vanificato, perché abbiamo perso l’attenzione del nostro pubblico. È una condizione fisiologica e normale che può interessare ognuno di noi.

Basta solo inserire dei momenti di pausa, come quella per il caffè (coffee break per utilizzare un termine anglosassone, ormai di uso comune) per eliminare la stanchezza e la noia, ristabilendo così il giusto equilibrio.

Come deve essere un coffee break?

Come prima cosa ti suggerisco di appoggiarti a un catering che abbia esperienza in questo servizio, meglio ancora se hai un event manager di fiducia che possa occuparsene al tuo posto.

Di solito la pausa non deve durare meno di 15 minuti, altrimenti tutto si svolgerebbe con eccessiva fretta, massimo 30 per non allungare in modo eccessivo il meeting.

Location

Scegli una sala ben illuminata, separata, ma non lontana da quella in cui si sta svolgendo l’evento.

Pensa a una zona per il buffet (attenzione alle regole anti covid per evitare la contaminazione degli alimenti o lunghe code che favorirebbero gli assembramenti), gestisci lo spazio nel modo migliore sfruttando ogni zona disponibile e creando angoli in cui gli ospiti possono sedersi, rilassarsi e conversare liberamente.

Su questo punto vorrei soffermarmi. Spesso non si pensa a quanto siano importanti i momenti ricreativi per allacciare rapporti vantaggiosi in un clima più disteso, al di là di quelli che si possono creare durante l’evento stesso.

Cibi e bevande

Una volta stabilito dove tenere il coffee break dobbiamo anche pensare a cosa somministrare agli ospiti.

Innanzitutto lasciamo da parte ciò che implicherebbe una lunga digestione (che produrrebbe sonnolenza) a favore di cibi e bevande leggeri che risveglino la mente.

Va da sé che il caffè è protagonista: espresso, lungo, ristretto, americano, macchiato o cappuccino. Però bisogna pensare anche ad alternative come il tè verde (antiossidante e ricco di teina che combatte la stanchezza), succhi di frutta oppure spremute e centrifughe preparate al momento, ricche di vitamine e fruttosio (zucchero di facile assimilazione) un valido aiuto per ritrovare le energie.

Immancabile è anche l’acqua che idrata l’organismo e il cervello, favorendo le capacità di apprendimento.

Per quanto riguarda il cibo, ancora una volta ci viene in aiuto la frutta, per le ragioni viste prima. Servila fresca, matura e di stagione, in piccole macedonie. Ideali sono more, lamponi, mirtilli, ciliegie, ribes nero e fragole, più in generale i frutti rossi perché sono ricchi di antiossidanti, favoriscono l’afflusso di sangue al cervello e quindi il suo corretto funzionamento.

Ottima per il sistema nervoso la frutta secca, che contiene acido linoleico (acidi grassi omega 6), vitamina E, vitamina B6. In particolare le noci contengono ferro, utile per aumentare la prontezza mentale.

Anche il cioccolato fondente aiuta la mente, apporta in modo immediato energie nell’organismo e aiuta a restare vigili perché contiene caffeina, oltre a glucosio e flavonoli, utili per l’apprendimento.

Allestimento

Come ultima cosa vorrei porre l’accento sull’allestimento, perché l’occhio vuole la sua parte. Un buffet ben disposto, colorato invoglia di sicuro l’ospite e lo fa sentire coccolato.

Ti ho già spiegato quanto sia importante scegliere la location, ora ti suggerisco di valutare i dettagli che sono il valore aggiunto per la buona riuscita del tuo coffee break.

Quindi, ad esempio, attenzione alla scelta delle posate (evita la plastica per un approccio più bio e ecosostenibile), metti della musica di sottofondo, magari con una di quelle playlist che distendono la mente e favoriscono il relax.

Da un coffee break ben riuscito ne avrà di certo vantaggio il tuo intero evento aziendale.

Se vuoi maggiori informazioni su come organizzare un coffee break scrivi a Giada Crucitti Founder Your Wings [email protected]

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